El mail es una herramienta que sin duda alguna nos ha ayudado a ser más ágiles y eficientes, a tal punto que hoy no concebimos el mundo sin correo electrónico. Es muy necesario tanto en la vida personal como en la laboral, ya que a través de email nos comunicamos, enviamos y recibimos información, ponemos tareas, entre otras muchas otras cosas que hacemos con él.
Cuando estamos trabajando nos llegan muchos mails. Una primera complicación es que empiezan a llegar correos personales, de promociones o informativos y también laborales que se confunden entre todos. Ahora bien, si por equivocación pasamos por encima de un mail sin leerlo, se puede poner como leído y perdemos el rastro de él. Si a la semana siguiente la persona que nos escribió nos llama, nuestra excusa siempre es “no me llegó el mail, voy a ver si está en los no deseados… quien sabe que habrá pasado”.
Por esto, en el momento que uno manda un mail pierde el control, no se puede estar seguro si llega o no, o si fue leído o no; si por ejemplo, lo usamos para enviar una tarea, nunca estamos seguros de que todo lo que mandamos se realizó, y si nuestra memoria es buena mandamos otro mail para recordar a la persona sobre el compromiso.
Ahora, si analizamos lo que pasa cuando enviamos un mail a muchas personas, ya sea porque queremos divulgar algo o porque queremos que un grupo de personas resuelva algún tema en particular, empieza el desorden de los “responder” o “responder a todos” (Reply o Replay all): algunos de los que recibieron el mail escogen responder a una persona, y otros a Todas las personas; así, cuando uno ve su bandeja de entrada, termina con muchos mails con respuestas individuales a temas que deberían ver todos, respuestas para todos que solo concierne a unos pocos y nunca se sabe cuál es la última versión del tema o en qué punto está el asunto en cuestión. Debido a esta desorganización de los trabajo en grupo a través del mail, se debe convocar a una reunión para aclarar todo, para mostrar las últimas versiones e integrar y organizar el trabajo de todos.
En realidad el mail es una herramienta magnífica que nos ha ayudado mucho a comunicarnos, pero no es la forma ideal para comunicarnos y organizar la información dentro de una empresa, ya que para que una organización sea eficiente y productiva tiene que mantener un ambiente de comunicación controlado, simple, donde todo lo que hagamos tenga fechas de compromisos y el sistema mismo nos recuerde, y donde podamos monitorear cada compromiso de la empresa: quién tiene la responsabilidad, en qué va y para cuándo es. Un ambiente de comunicación que fomente el trabajo en equipo, donde la información esté al alcance de todos y se pueda ver el trabajo pendiente de cada uno de tal manera que podamos prestar un mejor servicio a nuestros clientes y crecer de forma ordenada y sostenible.
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