miércoles, 28 de diciembre de 2011

La importancia de la organización de la información en el mundo actual


Es impresionante registrar cómo la mayoría de software revolucionario que existe hoy en día tienen un común denominador: ¡organizan información!
Cada vez más, en nuestra vida laboral y personal, hacemos uso de diferentes tecnologías para ser mucho más eficientes, mucho más productivos, para andar más rápido que los demás y tener ventajas competitivas.
Si observamos los avances del mundo, vemos que cada vez usamos más y más software que facilitan nuestras vidas, ya sea a nivel empresarial o personal y social.
Si miramos por ejemplo  Google, podemos ver que organizó las búsquedas de páginas web y gracias a esto hoy en día encontramos  información mucho más rápido en forma de respuestas pertinentes y rápidas. Puedo asegurar que alguien que sepa buscar más rápido información que otro tiene una importante ventaja competitiva.

En cuanto a Facebook, esta red social logró organizar la información  personal y social de millones de  personas. Organizó las fotos, los amigos, los comentarios, los gustos, las noticias, los intereses, entre muchas cosas más. Y gracias a esto, hoy nos  encontramos con personas que pensábamos que nunca más íbamos a ver, y familiares y amigos que se encuentran en todas partes del país y del exterior pueden ver  fotos y mantenerse en constante comunicación.
Twitter por su lado, ayudó a organizar los pensamientos de las personas y, gracias a eso, se divulgan noticias rápidamente, y se puede expresar a millones de personas pensamientos de forma gratuita e instantánea; además de darle a miles de personas la posibilidad de mantenerse informadas minuto a minuto, y de manera ordenada, de los últimos acontecimientos del mundo, y ponerse en contacto con personajes que la opinión pública admira.
Y para hablar de casos colombianos, vemos que SIIGO ha ayudado a organizar la información administrativa y contable a más de 53.000 empresas y, gracias a esto, las empresas pueden controlar su  negocio y plantear estrategias que ayudan a mejorar los resultados.
Evidentemente, las soluciones que facilitan la  organización de la información son un motor para lograr mayor productividad, eficiencia en nuestras vidas y empresas y, por esto mismo, quisimos desarrollar un software que ayudara a organizar TODA la información que manejan hoy en día una empresa sin importar su tamaño (desde un emprendedor hasta muchos empleados, aliados, proveedores y clientes).
Analizando el mercado, nos dimos cuenta de  que las grandes corporaciones cuentan con una gran cantidad de software empresarial que les ayuda en su día a día. Cuentan con soluciones CRM (software para gestión comercial), ERP (Software para gestión administrativa y Financiera), Help Desk (Software para la gestión del Servicio al Cliente), Software para la Gestión de calidad, para la capacitación de sus Recursos Humanos, etc.
Cada vez tienen más y más soluciones que requieren de mucha inversión  en licencias, en servidores y redes, consultoría, implementación y en integración de soluciones para que todas se hablen entre ellas para lograr mayor eficiencia y productividad.
Sin embargo, por el lado de las pequeñas y medianas empresas, el sueño de poder tener todas estas herramientas es inalcanzable por sus altos costos y alta complejidad.
Para resolver esta situación desarrollamos entonces un software diseñado especialmente para las pequeñas y medianas empresas, en donde los costos de implementación, redes, servidores y capacitación se redujeran lo máximo posible gracias a la tecnología Cloud Computing y al bien logrado concepto de un software amigable y fácil de usar que ya está instalado y sólo requiere que podamos navegar en Internet como usted lo hace ahora.
Por eso, logramos que iSiigo sea un software ideal para Pymes. Organizamos TODA la información de su empresa para lograr una mayor eficiencia y productividad en el trabajo. Por eso hablamos de ¡Tareas inteligentes que facilitan su vida!
En la próxima entrega expresaré por qué el mail no es el la mejor opción para organizar la información empresarial, y por qué Cloud Computing es ideal para las Pymes. Nos vemos pronto.

martes, 20 de diciembre de 2011

Organización de la Información y del Trabajo

Como pudimos ver en el video, iSiigo es un software empresarial ideal para miPymes (microempresas, famiempresas, pequeñas y medianas empresas, unidades de explotación económica realizadas tanto por personas naturales o jurídicas, en actividades empresariales comerciales o de servicios, agropecuarias, industriales, etc).

iSiigo ayuda a organizar todas las tareas y documentos que tiene una organización, mantiene ordenada toda la información de todos los  Clientes, Prospectos, Proveedores, Distribuidores y Empleados. ¡Una herramienta perfecta para trabajar de forma ágil, eficiente y productiva!

En la primera entrega de este blog voy a tocar un tema que es muy importante para cualquier empresa: la organización de la información y del trabajo.

Para explicar la importancia de la organización de la información voy a compartir a  un momento en particular en el que estaba una sala de espera trabajando en mi computador conectado a internet. Un cliente que por casualidad estaba en la misma sala, se acercó y me preguntó:
— ¿Qué estás haciendo? ¿Ese es el mail interno de ustedes?

Yo le respondí que no, que no era nuestro mail sino un software que funciona a través de internet, en el cual tenemos organizada toda la información y las tareas de nuestra empresa.

— ¿Cómo así?

Le empecé a mostrar que en mi flujo de trabajo diario me llegan tareas y procesos de diferentes áreas y personas de la empresa, los cuales yo debía  aprobar, tramitar, realizar para cumplir los pasos necesarios para  que la actividad le llegue a la persona correcta y el asunto llegue a su finalización exitosa.

— Mmm… y, ¿qué tipo de procesos se puede manejar por ahí?

— Hoy, por ejemplo, tengo en mi flujo 5 tareas: 1 aprobación de unas vacaciones, un proceso de comercial en donde me piden mi opinión para poder enviar un pedido, una solicitud para responder a una carta de un proveedor,  una aprobación de una factura, y una nueva queja que llego de una cliente que tengo que responder.

Le dije que cada uno de estos procesos está diseñado para que a las personas indicadas le llegue el trabajo en el momento oportuno y mantiene fechas de los procesos para notificarnos a través de mail algún posible atraso, de tal manera que nunca se nos pasen las fechas de los compromisos; además, mantiene ordenada toda la información de modo que si hoy veo la hoja de vida de algún empleado, sé exactamente que tareas tiene pendientes, cuales están atrasadas y cuales ha realizado a lo largo de la historia.

Él estaba interesado aunque un poco confundido y me dijo: — en mi empresa no manejamos nada así, muéstrame más.

— Mira, además de llevar todas nuestras tareas y nuestros procesos también subimos todos los documentos de la empresa y tememos toda la información de todos nuestros clientes, proveedores y  prospectos.

A continuación, busqué la empresa de él en nuestro sistema y  le mostré que toda la información de esa empresa estaba organizada (contactos, direcciones, tareas pendientes, cartas enviadas, quejas, facturas, reuniones, TODO). Le dije que la última actividad que habíamos tenido con ellos era una llamada recibida el día anterior en la que nos solicitaron una reinstalación y le mostré que además teníamos pendiente responderle una carta que nos había enviado él mismo y que la responsable de eso era la Jefe de Servicios; luego abrí la carta que estaba escaneada y le mostré toda la historia documental que teníamos con ellos, cartas, contratos, cuentas de cobro, sugerencias, encuestas, etc.…
Se quedó sin palabras por un momento… luego me dijo: — ¿cuándo nos visitas para presentarnos este software? Yo  vi la agenda de los comerciales y le dije: —el próximo lunes puede ser, y envié la tareas a uno de nuestros comercial solicitando una visita de demostración. Él me preguntó:

¿Ya quedó programada?
Le dije: —sí, ya el asesor comercial  tiene en su flujo de trabajo esta solicitud y te debe estar llamando dentro de poco.
En el próximo post  hablaré un poco acerca de La importancia de la organización de la información  en el mundo actual. Hasta entonces.

lunes, 5 de diciembre de 2011

iSiigo: Un software especial para organizar información



iSiigo - Tareas inteligentes que facilitan su vida. Software en la nube especial para Micro, pequeñas y medianas empresas (Pymes)

iSiigo es un software que Funciona a través de internet que ayuda a organizar y gestionar:

-Tareas
-Documentos
-Clientes, prospectos, distribuidores, proveedores
-Empleados
-Comunicaciones internas y mucho más.

Con iSiigo su empresa tendrá un ambiente de colaboración ideal para ser más eficientes y productivos.

Mediante flujos de trabajo, se automatizan todas las tareas y procesos de su empresa y se logra tener organización total de la información de clientes, prospectos, distribuidores; proveedores y empleados, de tal manera que podamos cumplir con nuestros compromisos para ser una mejor compañía.