¿Por qué Cloud Computing es ideal para las Pymes?

Cloud Computing es un concepto que está muy de moda últimamente, en muchas partes explican bien qué significa. Para efectos prácticos, me gusta explicarlo de la siguiente manera:

Cloud Computing es una forma en la que las empresas pueden usar un software sin tener que instalar nada, sin tener servidores para almacenar la información, sin problemas de actualización, una forma en la que mediante una simple conexión a internet pueden usar el software, al igual que hoy usan Hotmail, Gmail o Facebook, sin haber instalado nunca nada. Sólo registraron un usuario y empezaron a trabajar, enviar mails, subir fotos, mandar archivos, etc. Nunca se preocuparon por tener y mantener servidores en donde almacenar la información. En cualquier momento, desde cualquier computador con acceso a internet se pueden conectar y encontrar siempre toda su información de manera rápida y segura.

A la pregunta de por qué Cloud Computing es ideal para las pymes, la respuesta es simple: por el costo. Hoy las pymes podrán tener las ventajas que tienen los grandes jugadores a nivel mundial en materia de tecnología al alcance de ellas gracias a soluciones Cloud Computing como iSiigo, por los bajos costos que esto representa.

Con Cloud Computing, las pymes no tienen que incurrir en costos de infraestructura, es decir, no tienen que invertir en servidores, redes, administración de redes, antivirus, licenciamientos de otros programas, etc. para que el servicio del software que se usa funcione.

Con soluciones de Software en Cloud Computing no se necesitan instalaciones, visitas de actualizaciones ni compra de máquinas más robustas. Lo único que se necesita son computadores con conexión a internet y nada más.

Adiós a las copias de seguridad de su información, ya que toda está siendo manejada por servidores con protocolos de seguridad muy avanzados y con copias de seguridad en Datacenters o Centros de Procesamiento de Datos de todo el mundo. Si se compara esta situación con la de tener en un servidor local los documentos y las aplicaciones, podemos ver que por más seguridad que tengamos siempre la información va a estar expuesta a robos, daños, inundaciones, virus, recalentamiento, etc., etc., sin contar con la necesidad de actualizar los servidores cada periodo de tiempo para que no queden obsoletos y den el almacenamiento y la velocidad que cada empresa necesita.

Entremos entonces al mundo Cloud Computing con iSiigo.

¿Por qué el email no es el ideal para organizar la información empresarial?

El mail es una herramienta que sin duda alguna nos ha ayudado a ser más ágiles y eficientes, a tal punto que hoy no concebimos el mundo sin correo electrónico. Es muy necesario tanto en la vida personal como en la laboral, ya que a través de email nos comunicamos, enviamos y recibimos información, ponemos tareas, entre otras muchas otras cosas que hacemos con él.

Cuando estamos trabajando nos llegan muchos mails. Una primera complicación es que empiezan a llegar correos personales, de promociones o informativos y también laborales que se confunden entre todos. Ahora bien, si por equivocación pasamos por encima de un mail sin leerlo, se puede poner como leído y perdemos el rastro de él. Si a la semana siguiente la persona que nos escribió nos llama, nuestra excusa siempre es “no me llegó el mail, voy a ver si está en los no deseados… quien sabe que habrá pasado”.

Por esto, en el momento que uno manda un mail pierde el control, no se puede estar seguro si llega o no, o si fue leído o no; si por ejemplo, lo usamos para enviar una tarea, nunca estamos seguros de que todo lo que mandamos se realizó, y si nuestra memoria es buena mandamos otro mail para recordar a la persona sobre el compromiso.

Ahora, si analizamos lo que pasa cuando enviamos un mail a muchas personas, ya sea porque queremos divulgar algo o porque queremos que un grupo de personas resuelva algún tema en particular, empieza el desorden de los “responder” o “responder a todos” (Reply o Replay all): algunos de los que recibieron el mail escogen responder a una persona, y otros a Todas las personas; así, cuando uno ve su bandeja de entrada, termina con muchos mails con respuestas individuales a temas que deberían ver todos, respuestas para todos que solo concierne a unos pocos y nunca se sabe cuál es la última versión del tema o en qué punto está el asunto en cuestión. Debido a esta desorganización de los trabajo en grupo a través del mail, se debe convocar a una reunión para aclarar todo, para mostrar las últimas versiones e integrar y organizar el trabajo de todos.

En realidad el mail es una herramienta magnífica que nos ha ayudado mucho a comunicarnos, pero no es la forma ideal para comunicarnos y organizar la información dentro de una empresa, ya que para que una organización sea eficiente y productiva tiene que mantener un ambiente de comunicación controlado, simple, donde todo lo que hagamos tenga fechas de compromisos y el sistema mismo nos recuerde, y donde podamos monitorear cada compromiso de la empresa: quién tiene la responsabilidad, en qué va y para cuándo es. Un ambiente de comunicación que fomente el trabajo en equipo, donde la información esté al alcance de todos y se pueda ver el trabajo pendiente de cada uno de tal manera que podamos prestar un mejor servicio a nuestros clientes y crecer de forma ordenada y sostenible.