Organización de la Información y del Trabajo

Como pudimos ver en el video, iSiigo es un software empresarial ideal para miPymes (microempresas, famiempresas, pequeñas y medianas empresas, unidades de explotación económica realizadas tanto por personas naturales o jurídicas, en actividades empresariales comerciales o de servicios, agropecuarias, industriales, etc).

iSiigo ayuda a organizar todas las tareas y documentos que tiene una organización, mantiene ordenada toda la información de todos los  Clientes, Prospectos, Proveedores, Distribuidores y Empleados. ¡Una herramienta perfecta para trabajar de forma ágil, eficiente y productiva!

En la primera entrega de este blog voy a tocar un tema que es muy importante para cualquier empresa: la organización de la información y del trabajo.

Para explicar la importancia de la organización de la información voy a compartir a  un momento en particular en el que estaba una sala de espera trabajando en mi computador conectado a internet. Un cliente que por casualidad estaba en la misma sala, se acercó y me preguntó:

— ¿Qué estás haciendo? ¿Ese es el mail interno de ustedes?

Yo le respondí que no, que no era nuestro mail sino un software que funciona a través de internet, en el cual tenemos organizada toda la información y las tareas de nuestra empresa.

— ¿Cómo así?

Le empecé a mostrar que en mi flujo de trabajo diario me llegan tareas y procesos de diferentes áreas y personas de la empresa, los cuales yo debía  aprobar, tramitar, realizar para cumplir los pasos necesarios para  que la actividad le llegue a la persona correcta y el asunto llegue a su finalización exitosa.

— Mmm… y, ¿qué tipo de procesos se puede manejar por ahí?

— Hoy, por ejemplo, tengo en mi flujo 5 tareas: 1 aprobación de unas vacaciones, un proceso de comercial en donde me piden mi opinión para poder enviar un pedido, una solicitud para responder a una carta de un proveedor,  una aprobación de una factura, y una nueva queja que llego de una cliente que tengo que responder.

Le dije que cada uno de estos procesos está diseñado para que a las personas indicadas le llegue el trabajo en el momento oportuno y mantiene fechas de los procesos para notificarnos a través de mail algún posible atraso, de tal manera que nunca se nos pasen las fechas de los compromisos; además, mantiene ordenada toda la información de modo que si hoy veo la hoja de vida de algún empleado, sé exactamente que tareas tiene pendientes, cuales están atrasadas y cuales ha realizado a lo largo de la historia.

Él estaba interesado aunque un poco confundido y me dijo: — en mi empresa no manejamos nada así, muéstrame más.

— Mira, además de llevar todas nuestras tareas y nuestros procesos también subimos todos los documentos de la empresa y tememos toda la información de todos nuestros clientes, proveedores y  prospectos.

A continuación, busqué la empresa de él en nuestro sistema y  le mostré que toda la información de esa empresa estaba organizada (contactos, direcciones, tareas pendientes, cartas enviadas, quejas, facturas, reuniones, TODO). Le dije que la última actividad que habíamos tenido con ellos era una llamada recibida el día anterior en la que nos solicitaron una reinstalación y le mostré que además teníamos pendiente responderle una carta que nos había enviado él mismo y que la responsable de eso era la Jefe de Servicios; luego abrí la carta que estaba escaneada y le mostré toda la historia documental que teníamos con ellos, cartas, contratos, cuentas de cobro, sugerencias, encuestas, etc.…

Se quedó sin palabras por un momento… luego me dijo: — ¿cuándo nos visitas para presentarnos este software? Yo  vi la agenda de los comerciales y le dije: —el próximo lunes puede ser, y envié la tareas a uno de nuestros comercial solicitando una visita de demostración. Él me preguntó:

¿Ya quedó programada?

Le dije: —sí, ya el asesor comercial  tiene en su flujo de trabajo esta solicitud y te debe estar llamando dentro de poco.

En el próximo post  hablaré un poco acerca de La importancia de la organización de la información  en el mundo actual. Hasta entonces.