¿Por qué Cloud Computing es ideal para las Pymes?

Cloud Computing es un concepto que está muy de moda últimamente, en muchas partes explican bien qué significa. Para efectos prácticos, me gusta explicarlo de la siguiente manera:

Cloud Computing es una forma en la que las empresas pueden usar un software sin tener que instalar nada, sin tener servidores para almacenar la información, sin problemas de actualización, una forma en la que mediante una simple conexión a internet pueden usar el software, al igual que hoy usan Hotmail, Gmail o Facebook, sin haber instalado nunca nada. Sólo registraron un usuario y empezaron a trabajar, enviar mails, subir fotos, mandar archivos, etc. Nunca se preocuparon por tener y mantener servidores en donde almacenar la información. En cualquier momento, desde cualquier computador con acceso a internet se pueden conectar y encontrar siempre toda su información de manera rápida y segura.

A la pregunta de por qué Cloud Computing es ideal para las pymes, la respuesta es simple: por el costo. Hoy las pymes podrán tener las ventajas que tienen los grandes jugadores a nivel mundial en materia de tecnología al alcance de ellas gracias a soluciones Cloud Computing como iSiigo, por los bajos costos que esto representa.

Con Cloud Computing, las pymes no tienen que incurrir en costos de infraestructura, es decir, no tienen que invertir en servidores, redes, administración de redes, antivirus, licenciamientos de otros programas, etc. para que el servicio del software que se usa funcione.

Con soluciones de Software en Cloud Computing no se necesitan instalaciones, visitas de actualizaciones ni compra de máquinas más robustas. Lo único que se necesita son computadores con conexión a internet y nada más.

Adiós a las copias de seguridad de su información, ya que toda está siendo manejada por servidores con protocolos de seguridad muy avanzados y con copias de seguridad en Datacenters o Centros de Procesamiento de Datos de todo el mundo. Si se compara esta situación con la de tener en un servidor local los documentos y las aplicaciones, podemos ver que por más seguridad que tengamos siempre la información va a estar expuesta a robos, daños, inundaciones, virus, recalentamiento, etc., etc., sin contar con la necesidad de actualizar los servidores cada periodo de tiempo para que no queden obsoletos y den el almacenamiento y la velocidad que cada empresa necesita.

Entremos entonces al mundo Cloud Computing con iSiigo.

¿Por qué el email no es el ideal para organizar la información empresarial?

El mail es una herramienta que sin duda alguna nos ha ayudado a ser más ágiles y eficientes, a tal punto que hoy no concebimos el mundo sin correo electrónico. Es muy necesario tanto en la vida personal como en la laboral, ya que a través de email nos comunicamos, enviamos y recibimos información, ponemos tareas, entre otras muchas otras cosas que hacemos con él.

Cuando estamos trabajando nos llegan muchos mails. Una primera complicación es que empiezan a llegar correos personales, de promociones o informativos y también laborales que se confunden entre todos. Ahora bien, si por equivocación pasamos por encima de un mail sin leerlo, se puede poner como leído y perdemos el rastro de él. Si a la semana siguiente la persona que nos escribió nos llama, nuestra excusa siempre es “no me llegó el mail, voy a ver si está en los no deseados… quien sabe que habrá pasado”.

Por esto, en el momento que uno manda un mail pierde el control, no se puede estar seguro si llega o no, o si fue leído o no; si por ejemplo, lo usamos para enviar una tarea, nunca estamos seguros de que todo lo que mandamos se realizó, y si nuestra memoria es buena mandamos otro mail para recordar a la persona sobre el compromiso.

Ahora, si analizamos lo que pasa cuando enviamos un mail a muchas personas, ya sea porque queremos divulgar algo o porque queremos que un grupo de personas resuelva algún tema en particular, empieza el desorden de los “responder” o “responder a todos” (Reply o Replay all): algunos de los que recibieron el mail escogen responder a una persona, y otros a Todas las personas; así, cuando uno ve su bandeja de entrada, termina con muchos mails con respuestas individuales a temas que deberían ver todos, respuestas para todos que solo concierne a unos pocos y nunca se sabe cuál es la última versión del tema o en qué punto está el asunto en cuestión. Debido a esta desorganización de los trabajo en grupo a través del mail, se debe convocar a una reunión para aclarar todo, para mostrar las últimas versiones e integrar y organizar el trabajo de todos.

En realidad el mail es una herramienta magnífica que nos ha ayudado mucho a comunicarnos, pero no es la forma ideal para comunicarnos y organizar la información dentro de una empresa, ya que para que una organización sea eficiente y productiva tiene que mantener un ambiente de comunicación controlado, simple, donde todo lo que hagamos tenga fechas de compromisos y el sistema mismo nos recuerde, y donde podamos monitorear cada compromiso de la empresa: quién tiene la responsabilidad, en qué va y para cuándo es. Un ambiente de comunicación que fomente el trabajo en equipo, donde la información esté al alcance de todos y se pueda ver el trabajo pendiente de cada uno de tal manera que podamos prestar un mejor servicio a nuestros clientes y crecer de forma ordenada y sostenible.

La importancia de la organización de la información en el mundo actual

Es impresionante registrar cómo la mayoría de software revolucionario que existe hoy en día tienen un común denominador: ¡organizan información!

Cada vez más, en nuestra vida laboral y personal, hacemos uso de diferentes tecnologías para ser mucho más eficientes, mucho más productivos, para andar más rápido que los demás y tener ventajas competitivas.

Si observamos los avances del mundo, vemos que cada vez usamos más y más software que facilitan nuestras vidas, ya sea a nivel empresarial o personal y social.

Si miramos por ejemplo  Google, podemos ver que organizó las búsquedas de páginas web y gracias a esto hoy en día encontramos  información mucho más rápido en forma de respuestas pertinentes y rápidas. Puedo asegurar que alguien que sepa buscar más rápido información que otro tiene una importante ventaja competitiva.

En cuanto a Facebook, esta red social logró organizar la información  personal y social de millones de  personas. Organizó las fotos, los amigos, los comentarios, los gustos, las noticias, los intereses, entre muchas cosas más. Y gracias a esto, hoy nos  encontramos con personas que pensábamos que nunca más íbamos a ver, y familiares y amigos que se encuentran en todas partes del país y del exterior pueden ver  fotos y mantenerse en constante comunicación.

Twitter por su lado, ayudó a organizar los pensamientos de las personas y, gracias a eso, se divulgan noticias rápidamente, y se puede expresar a millones de personas pensamientos de forma gratuita e instantánea; además de darle a miles de personas la posibilidad de mantenerse informadas minuto a minuto, y de manera ordenada, de los últimos acontecimientos del mundo, y ponerse en contacto con personajes que la opinión pública admira.

Y para hablar de casos colombianos, vemos que SIIGO ha ayudado a organizar la información administrativa y contable a más de 53.000 empresas y, gracias a esto, las empresas pueden controlar su  negocio y plantear estrategias que ayudan a mejorar los resultados.

Evidentemente, las soluciones que facilitan la  organización de la información son un motor para lograr mayor productividad, eficiencia en nuestras vidas y empresas y, por esto mismo, quisimos desarrollar un software que ayudara a organizar TODA la información que manejan hoy en día una empresa sin importar su tamaño (desde un emprendedor hasta muchos empleados, aliados, proveedores y clientes).

Analizando el mercado, nos dimos cuenta de  que las grandes corporaciones cuentan con una gran cantidad de software empresarial que les ayuda en su día a día. Cuentan con soluciones CRM (software para gestión comercial), ERP (Software para gestión administrativa y Financiera), Help Desk (Software para la gestión del Servicio al Cliente), Software para la Gestión de calidad, para la capacitación de sus Recursos Humanos, etc.

Cada vez tienen más y más soluciones que requieren de mucha inversión  en licencias, en servidores y redes, consultoría, implementación y en integración de soluciones para que todas se hablen entre ellas para lograr mayor eficiencia y productividad.

Sin embargo, por el lado de las pequeñas y medianas empresas, el sueño de poder tener todas estas herramientas es inalcanzable por sus altos costos y alta complejidad.

Para resolver esta situación desarrollamos entonces un software diseñado especialmente para las pequeñas y medianas empresas, en donde los costos de implementación, redes, servidores y capacitación se redujeran lo máximo posible gracias a la tecnología Cloud Computing y al bien logrado concepto de un software amigable y fácil de usar que ya está instalado y sólo requiere que podamos navegar en Internet como usted lo hace ahora.

Por eso, logramos que iSiigo sea un software ideal para Pymes. Organizamos TODA la información de su empresa para lograr una mayor eficiencia y productividad en el trabajo. Por eso hablamos de ¡Tareas inteligentes que facilitan su vida!

En la próxima entrega expresaré por qué el mail no es el la mejor opción para organizar la información empresarial, y por qué Cloud Computing es ideal para las Pymes. Nos vemos pronto.

Organización de la Información y del Trabajo

Como pudimos ver en el video, iSiigo es un software empresarial ideal para miPymes (microempresas, famiempresas, pequeñas y medianas empresas, unidades de explotación económica realizadas tanto por personas naturales o jurídicas, en actividades empresariales comerciales o de servicios, agropecuarias, industriales, etc).

iSiigo ayuda a organizar todas las tareas y documentos que tiene una organización, mantiene ordenada toda la información de todos los  Clientes, Prospectos, Proveedores, Distribuidores y Empleados. ¡Una herramienta perfecta para trabajar de forma ágil, eficiente y productiva!

En la primera entrega de este blog voy a tocar un tema que es muy importante para cualquier empresa: la organización de la información y del trabajo.

Para explicar la importancia de la organización de la información voy a compartir a  un momento en particular en el que estaba una sala de espera trabajando en mi computador conectado a internet. Un cliente que por casualidad estaba en la misma sala, se acercó y me preguntó:

— ¿Qué estás haciendo? ¿Ese es el mail interno de ustedes?

Yo le respondí que no, que no era nuestro mail sino un software que funciona a través de internet, en el cual tenemos organizada toda la información y las tareas de nuestra empresa.

— ¿Cómo así?

Le empecé a mostrar que en mi flujo de trabajo diario me llegan tareas y procesos de diferentes áreas y personas de la empresa, los cuales yo debía  aprobar, tramitar, realizar para cumplir los pasos necesarios para  que la actividad le llegue a la persona correcta y el asunto llegue a su finalización exitosa.

— Mmm… y, ¿qué tipo de procesos se puede manejar por ahí?

— Hoy, por ejemplo, tengo en mi flujo 5 tareas: 1 aprobación de unas vacaciones, un proceso de comercial en donde me piden mi opinión para poder enviar un pedido, una solicitud para responder a una carta de un proveedor,  una aprobación de una factura, y una nueva queja que llego de una cliente que tengo que responder.

Le dije que cada uno de estos procesos está diseñado para que a las personas indicadas le llegue el trabajo en el momento oportuno y mantiene fechas de los procesos para notificarnos a través de mail algún posible atraso, de tal manera que nunca se nos pasen las fechas de los compromisos; además, mantiene ordenada toda la información de modo que si hoy veo la hoja de vida de algún empleado, sé exactamente que tareas tiene pendientes, cuales están atrasadas y cuales ha realizado a lo largo de la historia.

Él estaba interesado aunque un poco confundido y me dijo: — en mi empresa no manejamos nada así, muéstrame más.

— Mira, además de llevar todas nuestras tareas y nuestros procesos también subimos todos los documentos de la empresa y tememos toda la información de todos nuestros clientes, proveedores y  prospectos.

A continuación, busqué la empresa de él en nuestro sistema y  le mostré que toda la información de esa empresa estaba organizada (contactos, direcciones, tareas pendientes, cartas enviadas, quejas, facturas, reuniones, TODO). Le dije que la última actividad que habíamos tenido con ellos era una llamada recibida el día anterior en la que nos solicitaron una reinstalación y le mostré que además teníamos pendiente responderle una carta que nos había enviado él mismo y que la responsable de eso era la Jefe de Servicios; luego abrí la carta que estaba escaneada y le mostré toda la historia documental que teníamos con ellos, cartas, contratos, cuentas de cobro, sugerencias, encuestas, etc.…

Se quedó sin palabras por un momento… luego me dijo: — ¿cuándo nos visitas para presentarnos este software? Yo  vi la agenda de los comerciales y le dije: —el próximo lunes puede ser, y envié la tareas a uno de nuestros comercial solicitando una visita de demostración. Él me preguntó:

¿Ya quedó programada?

Le dije: —sí, ya el asesor comercial  tiene en su flujo de trabajo esta solicitud y te debe estar llamando dentro de poco.

En el próximo post  hablaré un poco acerca de La importancia de la organización de la información  en el mundo actual. Hasta entonces.

iSiigo: Un software especial para organizar información



iSiigo - Tareas inteligentes que facilitan su vida. Software en la nube especial para Micro, pequeñas y medianas empresas (Pymes)

iSiigo es un software que Funciona a través de internet que ayuda a organizar y gestionar:

-Tareas
-Documentos
-Clientes, prospectos, distribuidores, proveedores
-Empleados
-Comunicaciones internas y mucho más.

Con iSiigo su empresa tendrá un ambiente de colaboración ideal para ser más eficientes y productivos.

Mediante flujos de trabajo, se automatizan todas las tareas y procesos de su empresa y se logra tener organización total de la información de clientes, prospectos, distribuidores; proveedores y empleados, de tal manera que podamos cumplir con nuestros compromisos para ser una mejor compañía.